Um sistema de gestão ou ERP organiza a administração das empresas de forma lógica, centralizada, segura e transparente. Uma das caraterísticas centrais dessa aplicação é unificar as fontes de dados e integrar as diversas áreas da empresa – o que se costuma chamar de departamentos. Hoje, excetuando-se empresas muito simples e pequenas, não existe natureza de empresa que não possa (e não deva) livrar-se das planilhas e passar organizar a gestão da empresa por uma ferramenta mais atualizada e confiável como um ERP. Algumas capacidades ou funcionalidades são essenciais na hora de escolher um ERP.
Vale destacar que o uso do sistema de gestão por diferentes tipos de organização também se justifica pelo fato desse tipo de aplicação ser personalizável. Na outra ponta, um bom fabricante de software ou implementador de sistemas de gestão também agrega para sua empresa uma experiência de implementações e, assim, pode trazer na bagagem as melhores práticas de gestão do seu segmento e do seu local de atuação.
Entre as áreas que podem ser abrangidas pelo ERP estão contabilidade, financeiro, vendas, compras, contas a pagar e a receber, controle de estoque, entre outras. Uma das características da maioria das soluções de ERP é que elas são modulares. Assim, é possível customizar o roadmap e o escopo de implementação, fazendo um projeto na medida da necessidade e do budget da empresa.
Resumidamente, um sistema de gestão adequado ao momento e às ambições da organização é essencial para organizar a empresa, acompanhar a adequação e saúde dos departamentos, facilitar as análises e tomada de decisão, melhorar e agilizar processos e reduzir custos operacionais.
E quais funcionalidades essenciais de um ERP, você deve considerar?
Processos simplificados, obtenção ágil e fácil de informações (sem consolidar, por exemplo, aquele caminhão de planilhas) e confiável é essencial. Parece óbvio, mas sentimos isso na pele na hora do planejamento estratégico da empresa, que deve ser sua situação hoje, ou da apuração mensal ou trimestral dos resultados.
Para garantir que as informações da empresa sejam armazenadas com segurança e acuracidade, você deve considerar as seguintes capacidades na escolha do seu novo (ou primeiro) ERP:
Contas a Pagar
- Cálculo automático de impostas e provisionamentos
- Controle de parcelas e adiantamento
- Contabilização automática
- Workflow de aprovação liberação e pagamentos
- Alimentação automática de extratos financeiros e fluxo de caixa
- Emissão automática de pagamentos
- Geração automática de informe de rendimento e DIRF
- Consultas e relatórios
Caixa e Bancos
- Controle de movimentação de contas: recebimentos, pagamentos e transferências
- Controle de extratos de contas
- Conciliação automática
Contas a Receber
- Recebimentos por carteira, conta corrente, débito automático, cartão de crédito, mútuo e outras formas de baixa de títulos
- Alimentação automática de extratos financeiros
- Cálculo automático de juros
- Controle de baixas
- Emissão de boletos de cobrança, duplicatas, recibos, etc.
- Controle de negociações de devedores
Folha de Pagamento e RH
- Gerenciamento de Recursos Humanos desde o recrutamento
- Descentralização das ações do Recursos Humanos
- Centralização das informações
Gestão Contábil (SPED)
- Criação de contabilidades gerenciais
- Plano de contas
- Contabilidade por grupo empresarial, empresas, filiais, centros de custos e projetos
- Controle de estorno e cópias de lançamentos
- Atualização de saldos, on line
- Apuração de resultados
- Relatórios/ arquivos legais e contábeis
- Consultas e relatórios gerenciais
- Controle de orçamentos
Gestão Patrimonial
- Controle da localização física do item
- Métodos e tratamentos da depreciação
- Controle de itens alugados e de terceiros
- Reavaliação de ativos
- Inventário
- Controle de investimentos
- Controle de seguros
- Tratamento fiscal e gerencial
- Relatórios legais e gerenciais
Livros Fiscais
- Registro de Entradas
- Registro de Saídas
- Controle de Produção e Estoque
- Inventário
- Apuração de ICMS
- Apuração de IPI
- Sped Fiscal
- EFD Pis / Cofins
- REINF
Controle Orçamentário
- Elaboração do planejamento corporativo
- Acompanhamento por área
- Acompanhamento Orçado x Real
Gestão de Estoques
- Cadastro e localização de estoque
- Atualização de saldos e registro das transações
- Posição de estoque
- Custeio de estoque
Compras e Recebimentos
- Controle das solicitações e ordens de compra
- Controle do processo de cotação
- Recebimento de materiais
- Follow-up do processo de compra
- Acompanhamento da posição de estoque e processos de compra em andamento
- Workflow de aprovação com controle de alçadas
Gestão de Contratos
- Controle de valores, vencimentos, reajustes e correções
- Controle de empenhos e saldos
- Controle de documentos
- Relatórios gráficos
- Workflow de aprovação e alertas
Gestão de Pedidos
- Recebimento eletrônico de pedidos
- Análise automática das condições de venda
- Acompanhamento da venda com a posição de estoque
Faturamento de Serviços
- Emissão eletrônica de notas municipais
- Emissão de outros documentos como recibos e notas de débitos
Nota Fiscal Eletrônica
- Emissão das notas fiscais eletrônicas
- Emissão de arquivos para a Secretaria da Fazenda incluindo assinatura eletrônica e geração de Danfe.
- Recuperação de dados de notas fiscais geradas
- Transmissão (XML)
- Processamento de nota em lotes e retorno de sua situação
Marketing e Vendas
- Gestão de Lead / Prospects
- Gestão de Contas & Contatos;
- Gestão de Oportunidades
- Cotações de Vendas
- Gestão de Campanhas
- Mensagens em Massa
- Modelos de E-mails
- Modelos de Mesclagem de Mensagens
Business Intelligence (essencial hoje)
- Extração, em tempo real, de informações agrupadas por condições e formatações de sua escolha, de uma forma ágil e flexível
- Relatórios com parametrizações selecionáveis pelo usuário
- Painéis com os dados mais importantes para o negócio.
Essas são algumas das características e capacidades que você deveria considerar na escolha do seu ERP e na definição do roadmap de implantação. Ou seja, no planejamento de como vai implementar e em qual “timeline”.
Ter os processos padronizados e controlados por um software integrado, ERP, é a forma de garantir que todos os colaboradores de um setor realizem as atividades da mesma forma, evitando erros e retrabalho, agilizando o dia a dia, reduzindo burocracia e custos.
Para gestores e sócios, essas funcionalidades garantirão o controle sobre tudo o que acontece na empresa. É o painel de pilotagem mostrando em tempo real como está sua operação e permitindo assim corrigir rotas e potencializar resultados.