O desejo de todo empreendedor é aumentar vendas e reduzir custos – sinônimo de empresa de sucesso. Isso demanda planejamento, trabalho, muita atenção e algum ferramental para facilitar um pouco as tarefas. Falamos no último post sobre o Planejamento Estratégico. Depois dele, é hora (aliás, o tempo todo) de ficar de olho nos custos da empresa. Estamos falando de gerenciamento de custos.
Pode parecer incrível, mas uma das maiores dificuldade na gestão de uma empresa é saber precisamente a margem do negócio. Onde estão os custos que mais ofendem a lucratividade ou onde há oportunidades de obter mais ganhos. Dependendo do negócio, não é tão simples e mesmo que no fim do dia a empresa aponte lucro, muitas vezes não se tem a noção clara do produto, serviço ou do cliente que geram margem de contribuição positiva e quais puxam para baixo os resultados.
Na outra ponta, o gerenciamento de custos eficaz traz essa visão e possibilita realocar recursos, renegociar contratos, reverter números ruins, prevenir crises e, claro, aumentar a lucratividade e a competitividade.
O que você precisa saber sobre gerenciamento de custos
Gerenciar custos significa entender bem quais são os custos fixos e variáveis, os investimentos necessários para operar e crescer a empresa. E, principalmente, entender os custos rotineiros (aluguel, energia, salários) e os variáveis (matérias primas, produção, comercialização, logística) e como eles são pressionados por diversos cenários – positivos e negativos.
O que mais mata as empresas é o descontrole e má gestão do caixa. Entender bem e gerenciar esses custos é essencial para manter sob controle o fluxo de caixa e assim a saúde financeira da empresa. Além de estar apto a planejar melhorias, otimizar investimentos e eliminar ou reduzir despesas desnecessárias.
Além disso, uma gestão eficiente diminui os riscos de ter prejuízos no seu negócio, auxilia no processo de precificação dos seus produtos e/ou serviços e, consequentemente, aumenta a competitividade da sua empresa.
Como fazer um bom gerenciamento de custos?
Um bom controle depende de disciplina, o que significa organização e processo. Seu pessoal de gestão precisa ter a capacidade de registrar, obter e analisar constantemente os processos financeiros para planejar uma trilha de crescimento sustentável.
Além da capacitação técnica, esses gestores devem se valer de ferramentas que possibilitem realizar esse controle financeiro organizado e eficiente. O mínimo são algumas planilhas. Mas, a partir de determinado porte ou de suas pretensões é fundamental utilizar softwares como ERP e BI (Business Intelligence).
Além de boas ferramentas de gestão, é preciso ter um time com capacidade analítica, orientado a verificar o posicionamento e o que foi dito e escrito no planejamento estratégico. Por isso, trabalhe também nessas quatro abordagens:
Planejamento Estratégico
Nesse processo, podemos obter um diagnóstico completo da empresa, além de definir as expectativas e necessidades para atender aos objetivos e anseios dos acionistas. É preciso fazer com método e torná-lo um instrumento de gestão.
Análise da cadeia de custos
Antes, durante ou depois do planejamento é preciso verificar o perfil de custos e a cadeia de valor. A análise objetiva verificar possíveis ganhos na cadeia de valor com novas estratégias de compra e parceira e até clarificar riscos, como alta do dólar ou escassez de determinado insumo.
Indicadores
Os indicadores de desempenho são outra ferramenta primordial para que se quantifique e monitore metas, objetivos e os “sinais vitais” da empresa.
Gestão orçamentária
Ela pode ser feita setorizada ou de forma centralizada. De qualquer forma, é preciso manter uma dinâmica de planejamento orçamentário e avaliação de sua realização. Com a visão de Orçado x Realizado, a empresa consegue visualizar desvios e antecipar-se rearranjando investimentos e repensando despesas.
Benefícios do gerenciamento de custos
Claro, manter os custos sob controle e em patamares que garantam os objetivos de margem e lucro é o principal. Mas, há outros benefícios que a gestão de custos nos oferece:
Redução do Risco Empresarial
Com esse tipo de abordagem, você consegue antecipar desvios e problemas e acelerar decisões estratégicas que mitigam riscos.
Mais competitividade
Não basta vender mais. É preciso vender melhor. Ter os custos na palma da mão lhe oferece isso e a possibilidade de antecipar-se à concorrência na estratégia de ganhar mais eficiência operacional para ficar mais competitivo.
Metas mais claras
Ter metas é importante. Mais ainda é que elas também incluam metas de margens e lucratividade e que você tenha instrumentos eficazes para monitorar isso.
Melhor acompanhamento de resultados
Com toda a empresa atenta também aos custos, você constrói uma organização focada em resultados. Projetando e acompanhando também as despesas, você garante que as novas receitas estão agregando valor à empresa e não risco demasiado.
O papel do ERP no gerenciamento de custos
Os sistemas de Gestão (ERP) têm a capacidade de elevar o patamar de gestão das empresas porque, para além da tecnologia, sua adoção carrega para a empresa as melhores práticas de gestão empresarial.
Também chamados de sistemas integrados, os ERPs integram os mais diversos processos da empresa, criam um repositório único de informações, organizam, padronizam e automatizam tarefas. São essenciais da emissão de notas ao controle de estoque. Da gestão de estoque ao gerenciamento financeiro.
O ERP é importante no gerenciamento de custos porque torna muito mais fácil atividade como planejamento de contas, conferência de estoque, cálculo de preços de venda e tantas outras tarefas.
O sistema de gestão é uma espécie de elo que une conhecimento aos processos. E que agrega inteligência à tarefas do dia-a-dia. E, assim, no caso da gestão de custos, o ERP:
1 – Facilita o acesso e extração das informações necessárias;
2 – Simplifica a criação de relatórios e dashboards;
3 – Automatiza o acompanhamento de indicadores de performance;
4 – Permite o acompanhamento de processos em tempo real e a verificação de desvios;
5 – Melhora e facilita a gestão de suprimentos e estoque;
6 – Garante otimização do tempo e produtividade.
Gerenciar melhor os custos é uma tarefa indispensável para empresas e empresários que miram o sucesso. Só uma gestão de custos otimizada com o ferramental adequado garante visibilidade de como os recursos estão sendo aplicados, quais os retornos que os produtos ou serviços estão trazendo e onde é possível e preciso mexer para aumentar a lucratividade e a competitividade