Uma empresa de sucesso tem como diferencial, na era da informação, não apenas o sucesso, mas a capacidade de trabalhar bem as informações e, assim, garantir sua produtividade e competitividade.
Sob tal aspecto, um bom sistema de gestão é fundamental; alguns erros, porém, são muito comuns antes e durante sua implementação — e podem comprometer a entrega do projeto. E o fato é que, no momento de planejamento e torcida para um novo ciclo de crescimento, a expectativa em torno de um novo ERP passa por promessas como:
- Promover mais eficiência na empresa;
- Garantir melhor retorno dos investimentos;
- Reduzir o custo total de propriedade (TCO);
- Crescer de forma mais ordenada;
- Manter-se em consonância com as regras fiscais;
- Melhorar a governança corporativa;
- Alcançar patamares mais elevados de produtividade e agilidade;
- Controlar melhor as finanças, o fluxo de caixa e a lucratividade;
- Automatizar ainda mais as tarefas;
- Reduzir a necessidade de headcount;
- Melhorar a produtividade — e rentabilidade — da empresa.
Porém, de nada adianta ter o melhor e mais avançado software do mundo se os processos, as pessoas e os parceiros experientes forem deixados de lado — assim como um projeto de organização bem planejado e organizado.
Os erros mais comuns em projetos de implementação e atualização do ERP
O sistema de gestão é um aliado indispensável para que você execute bem sua estratégia de crescimento e/ou de eficiência operacional. Fala-se em dores de crescimento, mas elas são evitáveis. É possível crescer com riscos menores e um controle muito melhor de cada processo e seus custos. É necessário, porém, evitar alguns dos problemas mais comuns:
1) Não planejar bem seu projeto de ERP
O melhor ERP pode acabar entregando pouco sem um bom planejamento de projeto. É preciso clarificar expectativas, metas e objetivos — além de compreender as motivações de cada área ou processo. Por exemplo, a expectativa da área financeira certamente é diferente do que a área de operações espera. Mais: é fundamental identificar as prioridades e, consequentemente, qual será o roadmap de implantação.
2) Achar que basta instalar um programa e pronto!
A adoção ou a troca do ERP deve ser precedida de uma análise detalhada de cada processo para que seja possível observar necessidades, gargalos, pontos de melhoria e, ainda, quais serão os ganhos em potencial. O parceiro de implementação e/ou o “fabricante” da solução trazem a experiência de inúmeros projetos e, com isso, um menu de melhores práticas de gestão.
3) Achar demais, não debater o suficiente e decidir sozinho
É difícil, hoje em dia, que decisões top-down tenham efeito positivo — menos ainda em um projeto de ERP. Os usuários-chave e os líderes de negócios são peças fundamentais — em especial na fase de planejamento. É importante entender que uma atualização ou implantação de ERP é a oportunidade de transformar processos. Nada disso, contudo, é possível apenas com a área de TI ou a controladoria.
4) Escolher apenas com base no preço do software
Não adianta pensar apenas no custo do software mesmo que você tenha restrições de orçamento. É necessário fazer uma análise mais estruturada de TCO (custo total de propriedade), incluindo infraestrutura e, ainda, o pessoal que se dedicará a fazer backups (além de garantir a disponibilidade). E, ainda, pensar no ROI (retorno sobre o investimento). Existem, vale ressaltar, muitos ganhos ocultos que podem fazer com que um investimento maior traga um retorno muito mais elevado — e uma economia muito maior, também.
5) Esquecer a segurança
Há muita coisa para se pensar (e questionar) junto ao seu fornecedor. Uma das mais relevantes (pode-se dizer fundamental), no entanto, é sobre a infraestrutura que hospedará seus sistemas e dados. Isso inclui o nível de segurança, assim como a garantia de backups e disaster recovery.
6) Não dedicar orçamento suficiente
O ERP é o coração pulsante de uma operação saudável. É importante que haja grande dedicação na fase de planejamento com um parceiro experiente. Como outros projetos dessa magnitude, em uma implantação de ERP há boas chances de que o custo seja um pouco mais elevado do que o planejado. Afinal, no meio do caminho surgem novas demandas, chega-se à conclusão de que é melhor incluir aquele módulo que a empresa havia optado por deixar para o futuro… E por aí afora.
Por essa razão, é essencial planejar bem e, principalmente, alinhar com os líderes de negócios a alocação de recursos suficientes para atender adequadamente às necessidades da companhia.
7) Negligenciar a capacitação dos times
A capacitação dos usuários é importante para extrair todo o potencial do sistema de gestão — ou, simplesmente, evitar resistências. É imprescindível, portanto, que todos os envolvidos na implantação do sistema, não importam quais sejam seus postos, sejam treinados — e ouvidos — sobre as transformações esperadas nos processos.
Conclusão
Além da atenção a esses deslizes, o sucesso de um projeto de ERP depende, ainda, da qualidade da solução e de seu fornecedor. Verifique o tempo em que essa empresa atua no mercado, sua experiência e reputação. Tome bastante cuidado com o canto da sereia das soluções muito prontas, baratas e de rápida implementação.
Finalmente, é essencial considerar que o processo de implementação de um ERP deve ser cuidadoso. Demanda tempo, dedicação e investimento para que a empresa e os próprios colaboradores possam colher os benefícios de uma boa — e eficiente — gestão.