Sistemas de gestão (ERPs ou Enterprise Resource Plannings) proporcionam incontáveis benefícios para empresas e organizações de todos os portes e segmentos. No entanto, é necessário manter em perspectiva que existem alguns fatores cruciais que devem ser levados em consideração em meio à escolha por esse ou aquele ERP — afinal, não é incomum que muitos tomadores de decisão optem por um sistema apenas para descobrirem, mais tarde, que não era o mais adequado para seu tipo de negócio. Conheça, portanto, oito capacidades essenciais que um ERP deve possuir:
1. Integração dos sistemas
A eficiência operacional de um ERP depende fundamentalmente da integração entre os sistemas. Muitas empresas utilizam outros softwares para a administração de aspectos específicos de seus negócios; a integração entre tais soluções e o ERP, porém, elimina a necessidade de inserção de dados mais de uma vez, além de reduzir erros e centralizar tais informações — facilitando, assim, o acesso de usuários todos os setores da empresa. Em outras palavras, isso significa obter total transparência — e também possibilita que as decisões sejam tomadas com base em dados confiáveis e precisos.
2. Funcionalidades
As funcionalidades são a base de uma plataforma de gestão — razão pela qual é necessário saber se atenderão adequadamente às necessidades específicas do negócio, já que uma solução desenvolvida para integrar todas as atividades em uma organização deve funcionar com excelência. Em outras palavras, antes de tudo é necessário definir quais são as áreas importantes da empresa para que seja possível escolher o ERP certo para atendê-las — e, se for o caso, complementá-lo no futuro.
3. Adoção ágil
É muito importante que os usuários finais se habituem rapidamente ao novo sistema, ou seja, é necessário que seja de fácil adaptação para que os colaboradores se familiarizem rapidamente e estejam confortáveis para utilizá-lo. Tal aspecto, vale ressaltar, é condição sine qua non para gerar engajamento e eliminar resistências dentro da empresa.
4. Eficácia na utilização de dados
A capacidade de automatizar e integrar processos por meio do registro e distribuição de dados é uma das maiores vantagens que um ERP proporciona a organizações. É necessário, contudo, que tais informações também possam ser acessadas com facilidade, e em tempo real, a fim de proporcionar aos gestores uma tomada de decisões assertiva.
5. Suporte
A garantia de suporte é outro aspecto que precisa ser levado em conta para evitar custos de atualizações ocultos no caso do produto se tornar obsoleto. Outro fator a ser considerado nesse sentido é a estabilidade do editor do software no mercado — ou seja, é necessário avaliar se manterão sua posição no mercado para continuar a proporcionar o suporte necessário ao sistema.
6. Customização
A customização, ou personalização customização do sistema para os parâmetros estabelecidos na empresa, por sua vez, é uma capacidade fundamental para que um sistema de gestão possa atender, de maneira precisa, às especificidades funcionais do negócio no dia a dia.
7. Limite de custos e taxas
Além da compra inicial e do custo de implementação, é necessário levar em conta as despesas com manutenção, atualizações, número de usuários, por exemplo. Vale ressaltar que alguns sistemas, mesmo que ofereçam descontos na aquisição, podem trazer custos elevados no futuro. É extremamente relevante, portanto, verificar se a empresa escolhida possui um limite para a cobrança de taxas (e isso inclui suporte e atualizações).
8. Segurança
O armazenamento em nuvem é uma das capacidades mais importantes em um ERP, já que proporciona mais controle e segurança às informações. Além disso, não é necessário se preocupar com backups manuais ou armazenamento nos computadores — e basta uma conexão com a internet para que os dados podem ser acessados a qualquer hora e de qualquer lugar.
Conclusão
Pode-se dizer, sem embargo, que empresas e organizações devem, imprescindivelmente, contar com um ERP se quiserem manter sua competitividade. E isso é especialmente verdadeiro em meio aos tempos atuais, em que a transformação digital foi acelerada de maneira incomensurável. Um software integrado garante que todos os processos em um setor sejam automatizados, padronizados e controlados para evitar falhas humanas e retrabalho, além de mitigar erros e reduzir custos — entre outras vantagens. Deve-se, contudo, observar diversos fatores para que o sistema esteja devidamente alinhado às características e demandas específicas da companhia — e, dessa maneira, possa ser utilizado em toda sua capacidade.