No amplo sentido do termo, compliance, significa estar em conformidade com regras e regulamentos e, no âmbito corporativo, envolve controles internos (e externos) para que empresas e organizações possam se alinhar às normas legais aplicáveis em seus processos. Tal cenário, naturalmente, enseja uma necessária cultura de melhoria contínua em meio às rotinas e atividades inerentes ao negócio — assim como o estabelecimento de práticas muito bem definidas.
Esses aspectos, no entanto, assumem uma dimensão ainda mais crítica em meio à complexidade tributária no país. Ou seja, do ponto de vista fiscal, o compliance é condição essencial para que uma companhia evite os riscos envolvidos em sua gestão tributária. Vale ressaltar que, de acordo com um levantamento realizado pelo Banco Mundial, as organizações brasileiras gastam, em média, 1.501 horas por ano com suas obrigações fiscais — e, a cada dia, surgem aproximadamente 30 novas regras e atualizações na legislação tributária.
O fato, no entanto, é que muitas organizações encontram grandes dificuldades nesse sentido. E, para todos os efeitos, deixar de cumprir tais obrigações tributárias — assim como erros e inconsistências em meio aos processos —, podem trazer graves problemas com o fisco, como autuações, multas, juros e outras sanções. Além disso, organizações que lidam constantemente com problemas fiscais invariavelmente têm sua imagem abalada perante o mercado, prejudicando seu relacionamento com clientes, fornecedores e parceiros.
Tecnologia como aliada
Isso significa, sob tal contexto, que a utilização da tecnologia é imprescindível para o compliance fiscal em empresas de todos os portes e em todos os segmentos — principalmente se considerarmos que uma gestão tributária ineficiente pode até mesmo colocar o negócio a pique. Contar com um ERP (Enterprise Resource Planning) significa manter a conformidade fiscal mesmo em meio ao emaranhado de impostos, taxas e contribuições — além das mudanças diárias na legislação tributária brasileira. Conheça algumas vantagens:
- Armazenamento, organização e segurança
Sistemas de gestão proporcionam significativa redução de custos porque possibilitam o armazenamento dos documentos fiscais eletrônicos em nuvem, com segurança e organização — dispensando a utilização de estruturas físicas. A solução permite, ainda, que esses arquivos sejam localizados de maneira fácil e rápida quando necessário (solicitação da Receita Federal ou outro órgão, por exemplo).
- Utilização inteligente de informações fiscais
Erros em meio à gestão contábil/fiscal podem trazer graves consequências para o negócio. A utilização de um ERP, porém, otimiza a área contábil da empresa por meio da integração e disponibilidade das informações tributárias — garantindo, assim, o cumprimento (dentro dos prazos) de obrigações como eSocial, ICMS e Sped Fiscal, por exemplo.
- Automatização de tarefas e controle de processos fiscais
A automatização de atividades burocráticas, repetitivas e enfadonhas em meio às atividades e tarefas da área contábil/fiscal é outra grande vantagem decorrente da implantação de um ERP — uma vez que reduz a intervenção humana e, por consequência, permite que os colaboradores possam se dedicar mais à estratégia do negócio. Os processos, assim, tornam-se mais ágeis, precisos e transparentes, oferecendo um amplo panorama acerca dos tributos e beneficiando sobremaneira a tomada de decisões.
- Consultas mais rápidas
Uma das grandes dificuldades em meio às atividades de gestão fiscal, no passado, consistia em lidar com o imenso volume de informações para gerar documentos e relatórios com dados específicos. Uma ferramenta de gestão, porém, disponibiliza essas informações em uma mesma interface, de maneira ágil, simples e intuitiva — fazendo com que o processo, como um todo, seja muito mais produtivo.
- Normas e regras fiscais atualizadas constantemente
Contar com um sistema de gestão significa estar sempre atualizado e em conformidade com legislação fiscal, fator inestimável para evitar erros e inconsistências diante da elevada carga de impostos no país — e da quantidade diária de alterações e implementação de novas regras tributárias.
A parceria com o fornecedor é essencial
Estes são apenas alguns aspectos em que a utilização do ERP adequado certamente proporcionará vantagens e benefícios imprescindíveis para a área contábil/fiscal em empresas e organizações — além de garantir o pleno cumprimento das obrigações tributárias. É necessário, todavia, manter em perspectiva a importância de contar com um fornecedor de confiança, experiente e com boa reputação no mercado — cuja solução atenda, plenamente, a todas as necessidades inerentes ao negócio. E, dessa maneira, estabelecer um relacionamento estruturado em ética, transparência, capacitação técnica e, principalmente, resultados.